Il Voicebot automatizza operazioni semplici e ripetitive, consentendo agli operatori di rispondere a richieste ad alto valore aggiunto.
Il sistema è infatti in grado di simulare il linguaggio umano e interagire con i pazienti, gestendo in maniera automatica le mansioni più operative e occupandosi delle cancellazioni e modifiche degli appuntamenti attraverso la funzione Booking Management.
Il Voicebot di TuoTempo è in grado di ridurre il carico di chiamate che arrivano al centralino in modo intelligente.
Abbattendo il numero di telefonate a basso valore, i tempi di attesa in linea si accorciano ed il call center si ritrova con un minor numero di chiamate inbound da gestire, anche durante i momenti di picco di traffico telefonico durante la giornata.
Il Voicebot di TuoTempo dispone di un sistema di Risposta Vocale Interattiva (IVR) che riconosce la richiesta ed invita i pazienti in attesa ad usufruire dei canali digitali.
La funzione IVR-to-Digital del Voicebot è infatti in grado di identificare i pazienti, sia nuovi che già esistenti in anagrafica, e di inviare loro un SMS contente il link diretto alla sezione del sito web con le informazioni necessarie o al tool di prenotazione online della struttura.
Il Voicebot offre una sezione di Reportistica che include divers e statistiche riguardanti il suo funzionamento e le sue performance, come il totale delle chiamate recuperate, il numero di cancellazioni e le modifiche degli appuntamenti che vengono effettuate.
Attraverso questi strumenti è inoltre possibile calcolare il risparmio ottenuto e i ricavi recuperati tramite il Voicebot.
Voicebot può ricevere più chiamate contemporaneamente, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, anche quando il personale addetto non è operativo o non può rispondere al centralino. Questo ti permetterà di ottenere più prenotazioni grazie ad un numero inferiore di chiamate perse e di pazienti che non richiamano una seconda volta se trovano le linee telefoniche occupate.
La qualità della telefonate effettuate tramite Internet è maggiore rispetto a quelle che avvengono sulle linee telefoniche tradizionali poiché vi sono meno interferenze. Il risultato consente una comunicazione più efficace, migliorando l'esperienza del paziente grazie ad interazioni più fluide.
Voicebot fornisce la possibilità di registrare le telefonate in entrata, rispettando tutte le normative in termini di sicurezza delle informazioni, ed è in grado di crittografare i dati per impedire l'accesso da parte di terzi.
Parte delle operazioni vengono reindirizzate al sito web, orientando i pazienti verso i servizi digitali self-service e incrementando le prenotazioni online. Attraverso l'invio di messaggi automatici customizzati, inoltre, abbiamo rilevato che è possibile recuperare circa il 49% delle chiamate che vengono fisiologicamente perse dal Call Center durante i momenti di picco o dopo l'orario di lavoro.
A differenza del sistema telefonico convenzionale, il Voicebot è un software che necessita semplicemente di una connessione Internet per effettuare e ricevere telefonate. Non viene pertanto addebitato alcun costo per ogni chiamata in entrata o uscita, sarà sufficiente utilizzare la connessione già presente in struttura.
Il Voicebot può gestire potenzialmente un numero illimitato di chiamate in contemporanea. Grazie all'automazione della gestione dei flussi telefonici, si riducono i tempi di attesa in linea ed è possibile rispondere alle esigenze di velocità ed immediatezza dei pazienti.
