KPI in Sanità. Come misurare l'efficacia dell'automazione dei processi?

Negli ultimi anni, la sanità ha vissuto una profonda trasformazione digitale, con il 75% delle strutture europee che tra il 2020 e il 2024 ha adottato almeno una soluzione automatizzata. Tuttavia, la semplice digitalizzazione non basta: è essenziale comprendere l’impatto reale dell’automazione. I KPI (Key Performance Indicators) diventano così strumenti chiave per misurare e valorizzare l’efficacia dell’innovazione digitale.

Cosa sono i KPI 

I KPI, o Indicatori Chiave di Prestazione, sono metriche che permettono di valutare l’efficienza, la qualità e l’impatto dei processi all’interno di una struttura sanitaria. In ambito clinico e amministrativo, i KPI aiutano i decision maker a monitorare le performance, identificare aree di miglioramento e orientare gli investimenti in modo data-driven.

I benefici principali dell’utilizzo dei KPI in Sanità

Miglioramento della qualità delle cure: attraverso l’identificazione di inefficienze e rischi, è possibile ottimizzare i protocolli e migliorare la sicurezza del paziente.

Maggiore efficienza operativa: i KPI consentono di monitorare flussi e carichi di lavoro, favorendo una migliore allocazione delle risorse.

Supporto alle strategie decisionali: offrono una base oggettiva per prendere decisioni operative e strategiche.

Trasparenza e accountability: rendono misurabili le prestazioni e facilitano la rendicontazione verso stakeholder interni ed esterni.

Importanza di misurare i KPI nei processi automatizzati

L’automazione offre vantaggi tangibili come la riduzione dei tempi operativi, la diminuzione degli errori e un’esperienza più fluida per il paziente. Tuttavia, senza un monitoraggio costante e strutturato, si rischia di perdere di vista il reale ritorno sull’investimento..

Monitorare i KPI nei processi automatizzati permette di: valutare l’efficacia degli strumenti digitali introdotti, identificare aree di miglioramento continuo e ottimizzare ke risorse disponibili.

Quali KPI utilizzare?

Per essere efficaci, i KPI devono essere mirati, misurabili e aderenti agli obiettivi specifici della struttura. Possono essere suddivisi in quattro categorie principali:

1. KPI di efficienza operativa

Tempo medio di gestione di una pratica
Valuta quanto tempo occorre per completare un processo (es. prenotazione, accettazione) prima e dopo l’automazione.

Tasso di completamento automatico
Indica la percentuale di operazioni concluse senza intervento umano. Più è alto, maggiore è il grado di maturità digitale.

Riduzione degli errori manuali
L’automazione può abbattere errori legati a input manuali, migliorando la precisione dei dati e la qualità dei servizi.

2. KPI orientati al paziente

Soddisfazione del paziente (NPS, survey digitali)
L’automazione deve semplificare l’esperienza, non complicarla. Un miglioramento del Net Promoter Score è un chiaro segnale positivo.

Tempo di attesa
La riduzione dei tempi di attesa per appuntamenti, visite o accettazione è un segno tangibile dell’efficacia dei flussi automatizzati.

Tasso di no-show (assenze non comunicate)
L’invio automatico di promemoria via SMS o email riduce le assenze, migliorando la produttività dell’agenda clinica.

3. KPI di qualità dell’assistenza

Aderenza ai protocolli clinici
L’automazione aiuta a standardizzare i percorsi, riducendo le variabilità e favorendo cure coerenti e tempestive.

Risultati clinici
In alcuni casi, una migliore gestione del flusso informativo può avere impatti positivi anche sugli outcome clinici (es. diagnosi più rapide).

4. KPI finanziari

Costo per processo
Calcola il costo totale per l’esecuzione di una determinata attività prima e dopo l’automazione, valutando l’efficienza economica.

ROI del progetto di automazione
Il ritorno dell’investimento si può misurare in risorse risparmiate, miglioramenti di performance o aumento della produttività.

Come implementare il monitoraggio

Implementare una misurazione efficace richiede un approccio strutturato e sistematico. È fondamentale:

Definire l’obiettivo dell’automazione, individuando il risultato atteso (ad esempio, ridurre i tempi di prenotazione oppure aumentare il numero di pazienti gestiti).

Selezionare KPI SMART, ovvero Specifici, Misurabili, Attuabili, Rilevanti e Temporalmente definiti.

Stabilire una baseline iniziale, in modo da confrontare i risultati pre e post automazione.

Monitorare e analizzare i dati nel tempo, per verificare costantemente le performance e intervenire tempestivamente dove necessario.

Iterare il processo, adattando e perfezionando i KPI in base all’evoluzione dei processi e agli obiettivi aggiornati.

Le soluzioni di TuoTempo

TuoTempo offre soluzioni per l'automazione dei processi e una soluzione avanzata di Business Intelligence per l'Analisi dei Dati e la Reportistica. Il modulo supporta le strutture nel monitraggio dei KPI, consentendo di adottare strategie e decisioni informate, controllare in tempo reale l’andamento delle attività e ottimizzare le performance sulla base di dati concreti.

Tra gli ambiti di maggiore impatto e casi d'uso del monitoraggio tramite TuoTempo:

1. Ottimizzazione dei flussi

L’analisi dei KPI legati, ad esempio, ai tempi medi di accettazione, alla gestione automatizzata delle pratiche e alla saturazione delle agende consente di individuare colli di bottiglia e ridistribuire in modo più efficace le risorse. In una struttura ospedaliera, ad esempio, il monitoraggio in tempo reale dei flussi può evidenziare fasce orarie con eccessiva congestione al front office, consentendo di riallocare parte del personale in quelle fasce o potenziare il sistema per il check-in online.

2. Interventi mirati

Grazie a TuoTempo è possibile riconoscere rapidamente le prestazioni più richieste, gli specialisti con agende più cariche e le visite con il maggior numero di assenze, oltre a molti altri indicatori utili per monitorare le attività. Queste informazioni consentono di attivare azioni specifiche, come incentivare l’uso del Portale Pazienti o dell’App mobile quando il numero di contatti telefonici è elevato, regolare i tempi di invio dei promemoria in base alle disdette, oppure inserire un secondo avviso personalizzato per ridurre i no-show nelle prestazioni più critiche.

3. Personalizzazione dei percorsi di cura

L’integrazione tra KPI comportamentali e dati clinici consente di costruire percorsi di cura più efficaci e aderenti alle reali necessità dei pazienti. Analizzando frequenza delle visite, cronologia delle prenotazioni e prestazioni disattese, le strutture possono riuscire a identificare in anticipo i pazienti cronici a rischio di abbandono del percorso. Con TuoTempo, ad esempio, è possibile inviare messaggi automatici che ricordano i controlli periodici a pazienti cronici o propongono esami specifici sulla base della storia clinica. 

4. Miglioramento continuo grazie al feedback dei pazienti

I dati qualitativi raccolti attraverso questionari digitali e Net Promoter Score sono fondamentali per misurare come l’automazione incida sull’esperienza del paziente. Ad esempio, una struttura che introduce il check-in digitale come risposta a un’esigenza di miglioramento può monitorare se vi sia stato un incremento del NPS nella fase di accoglienza. Un’analisi continuativa di questo feedback permette di intervenire tempestivamente su eventuali criticità e valorizzare i punti di forza, favorendo un processo costante di miglioramento. 

Conclusione

L’automazione è una leva fondamentale per innovare il settore sanitario, ma il suo reale valore emerge quando i risultati sono misurabili. I KPI non sono semplici indicatori: rappresentano un riferimento concreto per guidare il cambiamento. Le realtà che integrano un approccio data-driven riescono a garantire un servizio più efficiente, sostenibile e realmente focalizzato sulle esigenze dei pazienti. Strumenti come TuoTempo rendono possibile trasformare i dati in valore concreto per l’organizzazione.