Marketplace sanitario: come preparare la struttura all’attivazione

Si è scelto di portare la struttura su una piattaforma sanitaria. Ecco cosa predisporre prima di partire, perché il canale funzioni fin dalle prime prenotazioni. 

La decisione è presa: la struttura sarà presente su un marketplace sanitario. È il passaggio più importante, ma non l’ultimo. Perché il canale porti risultati fin da subito, conviene arrivare all’attivazione con alcune scelte già fatte: chi lo segue, quali informazioni pubblicare, come arrivano le prenotazioni in agenda e come capire se l’avvio sta andando bene.

Non si tratta di un progetto complesso.
La maggior parte del lavoro è organizzativa e richiede poche decisioni chiare, prese prima del primo appuntamento. In questo articolo le raccogliamo in una checklist in cinque passaggi.

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I 5 passaggi prima dell'attivazione

1. Definire chi gestirà il canale e con quali responsabilità

Un marketplace è un canale a tutti gli effetti: arrivano prenotazioni, recensioni e richieste di aggiornamento. Se nessuno ne ha la responsabilità, il rischio è che i profili restino incompleti o che i dati dell’avvio non vengano mai letti.

Prima di partire, chiarisci:

• chi è la figura di riferimento per il canale, di solito qualcuno del marketing, della direzione o del front office;
• chi aggiorna profili e prestazioni quando cambiano specialisti, orari o servizi;
• chi segue le recensioni dei pazienti;
• chi legge i risultati e con quale frequenza.

Non servono nuove risorse. Serve che ogni attività abbia un nome accanto.

2. Preparare le informazioni su specialisti, sedi e prestazioni

Sul marketplace il paziente sceglie in base a quello che vede: chi lo visita, dove, per quale prestazione e quando. Profili completi e coerenti aiutano a essere trovati e scelti.

Raccogli in anticipo:

• il profilo della struttura: sedi, indirizzi, contatti, servizi offerti;
• i profili dei singoli specialisti: foto, specialità, formazione ed esperienza;
• l’elenco delle prestazioni prenotabili online, con una descrizione chiara per il paziente.

Su MioDottore, oltre al profilo della struttura, si può attivare un profilo per ogni medico dell’équipe. Più profili attivi significano una copertura più ampia delle ricerche, anche per gli specialisti meno conosciuti o appena arrivati in struttura. È quello che racconta il caso del Centro San Camillo di Bari.

3. Verificare la compatibilità con il sistema di prenotazione

È il punto che più spesso preoccupa, ed è anche quello che fa la differenza nella gestione quotidiana. Se il marketplace e l’agenda della struttura non dialogano, ogni prenotazione va ricopiata a mano, le disponibilità rischiano di non essere aggiornate e il paziente può trovare un orario che in realtà è già occupato.

La domanda da porsi è semplice: le prenotazioni arriveranno direttamente nell’agenda che usiamo ogni giorno?

Con il servizio Visibility, per le strutture che usano TuoTempo la risposta è sì: le prenotazioni da MioDottore entrano in tempo reale nell’agenda TuoTempo, con sincronizzazione istantanea delle disponibilità. Non c’è un secondo calendario da gestire né un doppio inserimento.

4. Organizzare la gestione degli appuntamenti e delle modifiche

Una volta attivo il canale, le prenotazioni arrivano anche fuori dall’orario della segreteria, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Conviene quindi stabilire fin dall’inizio come vengono gestite.

Alcune scelte da fare prima dell’avvio:

• Quali agende e prestazioni rendere prenotabili online, e quali lasciare ad altri canali;
• Come gestire cambi di orario, assenze o sostituzioni degli specialisti, perché le disponibilità restino sempre aggiornate;
• Come informare il team che una parte degli appuntamenti arriverà dal marketplace, così che li riconosca e li gestisca come gli altri.

Quando tutto passa da un’unica agenda, il lavoro della segreteria si semplifica. Al Centro San Camillo di Bari, per esempio, ogni appuntamento prenotato online fa risparmiare agli operatori circa 7 minuti di gestione.

5. Stabilire come monitorare l’avvio

Le prime settimane servono a capire se il canale funziona come previsto e a correggere subito ciò che non va. Per farlo, decidi in anticipo cosa guardare:

• Le prenotazioni dal marketplace nel tempo, e il loro peso sul totale degli appuntamenti;
• Le prestazioni e gli specialisti più richiesti, e quelli che ricevono meno prenotazioni;
• La quota di nuovi pazienti e di pazienti che tornano;
• Le recensioni ricevute e il loro andamento.

Fissa anche un primo momento di verifica, per esempio dopo un mese, per controllare insieme i dati. Un profilo poco consultato o una prestazione che non riceve prenotazioni sono spesso segnali facili da correggere: una descrizione da migliorare, una disponibilità troppo limitata, una foto mancante.

È anche il modo per misurare il valore del canale nel tempo, come mostra il caso di Rome American Hospital Nefrocenter.

La checklist in sintesi

Prima dell’attivazione, verifica di aver:

1. ☐ Individuato una figura di riferimento e assegnato le attività sul canale;
2. ☐ Preparato i profili della struttura, degli specialisti e l’elenco delle prestazioni;
3. ☐ Verificato che le prenotazioni arrivino direttamente nella tua agenda;
4. ☐ Definito quali agende aprire online e come gestire modifiche e assenze;
5. ☐ Scelto gli indicatori da monitorare e fissato il primo momento di verifica.
   
   

Conclusione

Attivare un marketplace sanitario non significa aggiungere complessità alla struttura. Significa prendere poche decisioni chiare prima di partire: chi segue il canale, cosa pubblicare, come arrivano le prenotazioni e come leggere i risultati.

Quando il marketplace è integrato con l’agenda, la gran parte del lavoro operativo si gestisce da sola, e il team può concentrarsi su ciò che conta: accogliere i nuovi pazienti.

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