L’estate, e in particolare agosto, rappresenta un periodo delicato per le strutture sanitarie. Mentre molte attività rallentano, il bisogno di assistenza non si ferma. Si osservano comportamenti divergenti: alcune strutture registrano un calo dell’attività, altre, soprattutto in zone turistiche o nei pronto soccorso, devono fronteggiare picchi imprevisti. La capacità di utilizzare risorse in modo flessibile e ottimizzare i processi interni si rivela quindi fondamentale per mantenere alta la qualità dell’assistenza.
Cosa succede ad agosto?
Molte strutture segnalano una tendenza comune: una riduzione dell’attività programmata nelle prime due settimane di agosto, soprattutto in ambulatori e centri specialistici delle aree urbane. Al tempo stesso, potrebbero aumentare, mettendo in difficoltà il personale ridotto:
- Le urgenze e le visite occasionali, soprattutto in zone turistiche;
- I servizi pre-viaggio, considerato che alcuni pazienti potrebbero richiedere vaccinazioni, certificati medici o consulenze sanitarie legate a viaggi internazionali;
- I no-show e le disdette dell’ultimo minuto, spesso legati a dimenticanze pre-partenza, cambiamenti improvvisi nei piani estivi e difficoltà nel contattare la struttura per la modifica o cancellazione dell’appuntamento.
- I check-up “pre-rientro”, concentrati nella seconda metà del mese;
Criticità ricorrenti da affrontare
In aggiunta, ulteriori criticità più frequenti includono:
- Ferie non coordinate: con parte del personale in ferie, può diventare difficile coprire le agende e garantire continuità nei servizi.
- Comunicazioni poco chiare: orari estivi non aggiornati o chiusure non comunicate generano disorientamento.
- Gestione inefficiente delle disdette: spesso i pazienti non trovano canali semplici per cancellare o spostare un appuntamento, lasciando slot vuoti non riutilizzabili.
- Pianificazione non allineata ai picchi di domanda: in mancanza di strumenti di analisi o automazione, è più difficile prevedere e gestire l’aumento di richieste in certi momenti o aree.
Come ottimizzare la gestione estiva con le soluzioni di TuoTempo
Per rispondere a queste sfide stagionali, TuoTempo offre soluzioni pensate per semplificare l’organizzazione interna e migliorare l’esperienza dei pazienti, automatizzando i flussi di lavoro e garantendo praticità e continuità:
Prenotazioni 24/7 e gestione self-service
Con TuoTempo, i pazienti possono prenotare in autonomia 24/7, tramite sito web della struttura, app per smartphone, portali assicurativi e il marketplace di MioDottore. Questo consente di offrire un servizio continuo anche al di fuori degli orari di apertura, alleggerendo il carico operativo del personale, spesso ridotto nel periodo estivo.
Grazie al Voice Assistant, l’assistente vocale basato su intelligenza artificiale, è inoltre possibile prenotare appuntamenti semplicemente usando la voce, riducendo i volumi di chiamate al call center e i tempi di attesa telefonica.
Sia tramite canali digitali che vocali, i pazienti possono gestire in completa autonomia la riprogrammazione o la cancellazione degli appuntamenti, con un'esperienza semplice, veloce e senza intermediazioni.
Ottimizzazione delle agende
Durante il mese di agosto, una gestione efficiente delle agende è fondamentale per massimizzare la disponibilità, evitare sovrapposizioni e ridurre i tempi morti. TuoTempo consente di sincronizzare in tempo reale i calendari della struttura con i sistemi gestionali già in uso, facilitando l’aggiornamento continuo delle disponibilità. Grazie a un algoritmo intelligente, ai pazienti vengono proposti prioritariamente gli slot vicini agli appuntamenti già fissati, così da ottimizzare le risorse dei professionisti e rendere il flusso degli appuntamenti più efficiente per tutti.In questo modo, anche in presenza di personale limitato, si mantiene una pianificazione fluida, rispettando tempi e disponibilità in modo affidabile.
Reminder automatici e comunicazioni mirate
Nel mese di agosto, il rischio di no-show aumenta sensibilmente, principalmente a causa della minore attenzione dei pazienti agli impegni fissati. TuoTempo riduce l’assenteismo grazie ai promemoria automatici personalizzabili, che vengono inviati ai pazienti tramite SMS, email, notifiche push o WhatsApp, includendo link per riprogrammare o cancellare facilmente gli appuntamenti. In questo modo, eventuali cancellazioni vengono gestite in anticipo e gli slot liberati possono essere riassegnati.
Con le Campagne di Comunicazione si possono inoltre informare i pazienti su eventuali chiusure estive, riduzione di orari, variazioni nei servizi o disponibilità limitata di alcuni specialisti.
Infine, anche gli specialisti possono ricevere notifiche automatiche sull’agenda del giorno successivo, agevolando l’organizzazione interna e il coordinamento, anche in condizioni di organico ridotto.
Monitoraggio in tempo reale
Nel periodo estivo, la necessità di prendere decisioni rapide e mirate è ancora più cruciale per mantenere l'efficienza operativa nonostante le possibili riduzioni di personale e la variabilità della domanda. Grazie al modulo di Analisi e Reportistica di TuoTempo, è possibile monitorare in tempo reale l’andamento delle attività e accedere a informazioni basate su dati reali e aggiornati.La struttura può tenere sotto controllo indicatori chiave come, ad esempio, picchi di domanda, tassi di no-show, disdette tardive, canali di prenotazione utilizzati, performance dei promemoria e saturazione delle agende. Questi dati permettono di individuare tempestivamente eventuali tendenze o criticità, pianificare con maggiore accuratezza le attività e adottare strategie correttive mirate quando necessario.
Conclusione
Agosto non deve essere necessariamente vissuto come un mese "di sopravvivenza", ma come un’occasione per distinguersi in termini di efficienza e continuità nella qualità dell'assistenza. Grazie a soluzioni digitali versatili, comunicazione tempestiva, analisi dei dati in tempo reale e automazione dei processi, le strutture sanitarie possono gestire con efficienza le complessità dell’estate, assicurando continuità operativa e un’esperienza migliore sia per i pazienti che per gli operatori.
