KPI in Sanità. Come misurare l'efficacia dell'automazione dei processi?

Negli ultimi anni, la sanità ha vissuto una profonda trasformazione digitale. Secondo le stime, circa il 75% delle strutture europee ha adottato almeno una nuova soluzione automatizzata tra il 2020 e il 2024. Tuttavia, la semplice introduzione di tecnologie non è sufficiente per migliorare in modo strutturale servizi e processi, ma è fondamentale comprendere e misurare l’impatto reale dell’automazione attraverso specifici KPI (Key Performance Indicators). 

KPI in Sanità

I KPI, o Indicatori Chiave di Prestazione, sono metriche che permettono di valutare l’efficienza, la qualità e l’impatto dei processi all’interno di una struttura sanitaria. In ambito clinico e amministrativo, aiutano a monitorare le performance, identificare aree di miglioramento e orientare gli investimenti sulla base di dati reali.

Benefici principali dell'utilizzo dei KPI

• Miglioramento della qualità delle cure: attraverso l’identificazione di inefficienze e rischi, è possibile ottimizzare i protocolli e migliorare la sicurezza del paziente.
• Maggiore efficienza operativa: i KPI consentono di monitorare flussi e carichi di lavoro, favorendo una migliore allocazione delle risorse.
• Supporto alle strategie decisionali: offrono una base oggettiva per prendere decisioni operative e strategiche.
• Trasparenza e accountability: rendono misurabili le prestazioni e facilitano la rendicontazione verso stakeholder interni ed esterni.
  
  

L’importanza di misurare i KPI nei processi automatizzati

L’automazione consente di ridurre tempi operativi, diminuire gli errori umani e migliorare l’esperienza del paziente. Tuttavia, senza un monitoraggio costante e strutturato, si rischia di perdere di vista il reale ritorno sull’investimento.

Monitorare i KPI nei processi automatizzati permette di: 

• Valutare l’efficacia degli strumenti digitali introdotti;
• Identificare aree di miglioramento continuo;
  
• Ottimizzare le risorse disponibili.
  
  
  

Quali KPI utilizzare?

I KPI devono essere mirati, misurabili e aderenti agli obiettivi della struttura. Possono essere suddivisi in quattro categorie principali:

1. KPI di efficienza operativa

• Tempo medio di gestione di una pratica. Misura quanto tempo occorre per completare un processo (es. prenotazione, accettazione) prima e dopo l’automazione.
  
  
• Tasso di completamento automatico. Indica la percentuale di operazioni concluse senza intervento umano; più è alto, maggiore è il livello di maturità digitale.
  
  
• Tasso di errori manuali. Misura la percentuale di errori legati alla gestione manuale dei dati; la sua riduzione nel tempo indica un miglioramento dell’accuratezza dei processi e della qualità del servizio.
  
  

2. KPI orientati al paziente

• Soddisfazione del paziente (NPS, survey digitali). Misura il livello di soddisfazione dell’esperienza del paziente e consente di valutare se l’automazione semplifica realmente l’interazione con la struttura.
  
  
• Tempo di attesa. Misura il tempo medio di attesa per appuntamenti, visite o accettazione; la sua riduzione indica una maggiore efficienza dei flussi automatizzati.
  
  
• Tasso di no-show. Indica la percentuale di appuntamenti non onorati; la sua diminuzione nel tempo riflette l’efficacia di comunicazioni e promemoria automatizzati.
  
  

3. KPI di qualità dell’assistenza

• Aderenza ai protocolli clinici. Misura la percentuale di procedure cliniche eseguite secondo protocolli standardizzati; valori elevati indicano ridotta variabilità e maggiore coerenza nelle cure.
• Risultati clinici. Valuta indicatori specifici di outcome (es. tempi di diagnosi, tasso di complicanze, miglioramento dei parametri clinici); variazioni positive riflettono l’efficacia dei processi automatizzati sulla qualità dell’assistenza.
  
  

4. KPI finanziari

• Costo per processo. Misura il costo totale per l’esecuzione di un’attività prima e dopo l’automazione; consente di valutare l’efficienza economica dei processi.
  
  
• ROI del progetto di automazione. Calcola il ritorno dell’investimento considerando risorse risparmiate, miglioramenti di performance e incremento della produttività; valori più alti indicano un maggiore ritorno economico dall’automazione.
  
  

Come implementare il monitoraggio

Un monitoraggio efficace dei KPI nei processi automatizzati richiede un approccio strutturato:

1. Definizione dell’obiettivo dell’automazione
   Stabilire chiaramente quale risultato si intende raggiungere (es. ridurre i tempi di prenotazione, aumentare il numero di pazienti gestiti), così da identificare KPI rilevanti.
   
   
2. Selezione dei KPI SMART
   Individuare indicatori Specifici, Misurabili, Attuabili, Rilevanti e Temporalmente definiti, in grado di fornire dati concreti sulle performance.
   
   
3. Stabilire una baseline
   Rilevare i valori iniziali dei KPI prima dell’automazione per consentire un confronto accurato con i risultati successivi.
   
   
4. Monitoraggio e analisi continua dei dati
   Raccogliere e analizzare i dati dei KPI nel tempo per verificare l’efficacia dei processi automatizzati e intervenire tempestivamente in caso di scostamenti.
   
   
5. Iterazione e perfezionamento dei KPI
   Aggiornare e adattare periodicamente gli indicatori in base all’evoluzione dei processi e agli obiettivi aggiornati, garantendo un miglioramento continuo.

Le soluzioni di TuoTempo

TuoTempo offre soluzioni digitali per l’automazione dei processi e strumenti avanzati di Business Intelligence per l’analisi dei dati e la reportistica.

Il modulo supporta le strutture nel monitoraggio dei KPI, consentendo di:

• adottare strategie e decisioni basate su dati concreti;
• controllare in tempo reale l’andamento delle attività;
• ottimizzare le performance dei processi automatizzati sulla base di indicatori misurabili.
  
  

Di seguito sono riportati gli ambiti di maggiore impatto e i principali casi d’uso del monitoraggio tramite TuoTempo:

1. Ottimizzazione dei flussi

L’analisi dei KPI legati, ad esempio, ai tempi medi di accettazione, alla gestione automatizzata delle pratiche e alla saturazione delle agende consente di individuare colli di bottiglia e ridistribuire in modo più efficace le risorse. In una struttura ospedaliera, ad esempio, il monitoraggio in tempo reale dei flussi può evidenziare fasce orarie con eccessiva congestione al front office, consentendo di riallocare parte del personale in quelle fasce o potenziare il sistema per il check-in online.

2. Interventi mirati

Grazie a TuoTempo è possibile riconoscere rapidamente le prestazioni più richieste, gli specialisti con agende più cariche e le visite con il maggior numero di assenze, oltre a molti altri indicatori utili per monitorare le attività. Queste informazioni consentono di attivare azioni specifiche, come incentivare l’uso del Portale Pazienti o dell’App mobile quando il numero di contatti telefonici è elevato, regolare i tempi di invio dei promemoria in base alle disdette, oppure inserire un secondo avviso personalizzato per ridurre i no-show nelle prestazioni più critiche.

3. Personalizzazione dei percorsi di cura

L’integrazione tra KPI comportamentali e dati clinici consente di costruire percorsi di cura più efficaci, monitorando indicatori concreti come frequenza delle visite, tasso di mancata presentazione e percentuale di follow-up completati. Analizzando cronologia delle prenotazioni e prestazioni disattese, le strutture possono identificare in anticipo i pazienti cronici a rischio di abbandono o inclini al no-show e intervenire con azioni mirate, ad esempio inviando due promemoria automatici per incrementare la partecipazione agli appuntamenti, o automatizzare l’invio di promemoria per controlli periodici incrementare i follow-up completati. 

4. Miglioramento continuo grazie al feedback dei pazienti

I dati qualitativi raccolti tramite questionari di soddisfazione, PROMs e Net Promoter Score (NPS) sono fondamentali per valutare come l’automazione influenzi l’esperienza del paziente e i risultati dei percorsi di cura. Ad esempio, prendendo ancora in considerazione una struttura che introduce il check-in digitale, si può monitorare l’incremento dell’NPS nella fase di accoglienza a 7 e 30 giorni dall’adozione, individuando miglioramenti ed eventuali criticità. 

Conclusione

L’automazione rappresenta una leva strategica per innovare il settore sanitario, ma il suo reale valore si misura attraverso risultati concreti. I KPI non sono semplici indicatori: sono strumenti essenziali per guidare il cambiamento e prendere decisioni basate su dati oggettivi. Le strutture sanitarie che adottano un approccio data-driven possono offrire un servizio più efficiente, sostenibile e realmente centrato sulle esigenze dei pazienti.

TuoTempo consente di trasformare i dati in valore concreto, ottimizzando processi, performance e percorsi di cura.