Nelle strutture sanitarie, buona parte delle attività al front desk è assorbita da mansioni dispendiose in termini di tempo prenotazioni telefoniche, modifiche di appuntamenti, risposte a domande frequenti. Se gestiti telefonicamente, questi task rallentano l’operatività e aumentano il carico sul personale, causando possibile insoddisfazione anche nei pazienti. Il nuovo WhatsApp Virtual Assistant risponde a questa esigenza con una soluzione intelligente, attiva 24/7 sul canale di comunicazione più usato.
WhatsApp Virtual Assistant di TuoTempo è un assistente digitale intelligente che permette alle strutture sanitarie di gestire in modo automatizzato le richieste che i pazienti inviano su WhatsApp. Basato su tecnologie di Intelligenza Artificiale conversazionale, il Virtual Assistant è in grado di comprendere e rispondere ai messaggi in linguaggio naturale, offrendo supporto immediato, personalizzato e disponibile 24/7.
In un contesto sempre più digitale, è il momento di ripensare i canali di comunicazione, puntando su soluzioni più semplici, accessibili e scalabili. WhatsApp è già parte della quotidianità dei pazienti: secondo dati statistici condivisi dalla stessa azienda, oltre il 90% di chi possiede un account lo utilizza ogni giorno, con un 98% di tasso di apertura dei messaggi e l’80% letti entro cinque minuti. È dunque il canale ideale per instaurare un dialogo diretto, immediato e familiare.
WhatsApp Virtual Assistant è progettato per automatizzare la gestione delle richieste più frequenti dei pazienti, garantendo un servizio continuo, preciso e personalizzato. Ecco le sue funzionalità chiave:
I pazienti possono prenotare autonomamente visite o esami in qualsiasi momento, anche quando il call center non è operativo. Il processo è semplice e intuitivo: una volta avviata la conversazione su WhatsApp, il Virtual Assistant guida l’utente attraverso pochi passaggi chiari, consentendo di scegliere il medico, la data e l’orario preferiti. Non sono necessarie telefonate né tempi di attesa: la prenotazione viene confermata direttamente in chat.
Il Virtual Assistant accompagna il paziente passo dopo passo nella modifica o annullamento di un appuntamento, offrendo istruzioni chiare su ogni scelta disponibile. Attraverso un’interazione strutturata e guidata, il paziente può visualizzare le opzioni disponibili, selezionando velocemente la nuova data o fascia oraria preferita in caso di cambio programma. Ogni modifica viene recepita in tempo reale dal sistema, con l’invio immediato di una conferma, garantendo massima trasparenza.
Il sistema risponde in tempo reale alle domande più comuni: orari, documentazione necessaria, preparazioni agli esami, servizi offerti e altro ancora. Grazie all’integrazione con la banca dati del centro sanitario e alla capacità di comprendere il linguaggio naturale, il Virtual Assistant è in grado di gestire un ampio ventaglio di richieste senza tempi di attesa, fornendo informazioni sempre aggiornate e precise.
Anche chi non è ancora registrato può iniziare facilmente una conversazione su WhatsApp e completare in autonomia il processo di registrazione, seguendo istruzioni intuitive direttamente nella chat, in modo chiaro e sicuro. Questo sistema consente di velocizzare notevolmente l’accesso ai servizi, riducendo le barriere per i nuovi pazienti e assicurando che ogni registrazione sia rapida e conforme alle normative.
In caso di richieste complesse, il Virtual Assistant può inoltrare la conversazione a un operatore umano, mantenendo così un alto livello di supporto. Il processo di reindirizzamento avviene in modo completamente fluido, senza che il paziente debba cambiare canale o ripetere le informazioni già fornite: l’operatore riceve l’intero contesto della conversazione e può intervenire tempestivamente per risolvere casistiche specifiche.
Adottare WhatsApp Virtual Assistant significa fare un passo avanti verso una gestione più efficiente e orientata al paziente. Automatizzando le interazioni più frequenti, le strutture possono ottenere benefici tangibili su più livelli:
WhatsApp Virtual Assistant di TuoTempo rappresenta un passo importante verso una gestione più moderna, efficiente e centrata sul paziente. Integrando la messaggistica istantanea con le funzionalità avanzate dell’intelligenza artificiale, offre alle cliniche private uno strumento strategico per migliorare i processi operativi e rafforzare la relazione con i pazienti. Per le strutture sanitarie che vogliono innovare in modo concreto, trasformare WhatsApp in un canale di prenotazione e assistenza attivo e intelligente non è più una possibilità, ma una necessità competitiva.